SWOT и анти-SWOT анализ в HR


SWOT-анализ очень часто упоминается в бизнес-литературе как инструмент выбора альтернатив при обдумывании стратегии, при этом достаточно редко встречается упоминание о том, что его применять можно так же и в HR-сфере. При применение swot-анализа речь прежде всего речь идёт о следующих направлениях деятельности: подбор персонала, развитие персонала, управление проектами, внутренний анализ состояния организации.

Содержание статьи:

Вместо введения

Данная статья призвана ликвидировать пробел в недостатке информации и будут рассмотрены не столько сам SWOT анализ, материалов по которому сейчас есть достаточно большое количество, сколько практическое его применения в организациях для HR служб, а так же даны рекомендации по эффективному использованию данного инструмента, которые будут полезны широкому кругу читателей. Необходимость данной статьи обусловлена растущим интересом со стороны служб управления персоналом к простым и одновременно эффективным методам исследования текущего состояния компании, при этом описанных простым и понятным языком. Ведь всё эффективное не обязательно должно быть сложным, а скорее наоборот – чем проще инструмент, тем эффективнее он обычно оказывается.

Для начала кратко разберемся что такое swot-анализ вообще. SWOT-анализ получил своё название от аббревиатуры:

*Strength  - внутренние сильные строны

*Weakness - внутренние слабые стороны

*Opportunities - внешние возможности

*Treats - внешние угрозы

Вообще SWOT анализ может использоваться как для характеристики организации в целом, так и отдельного структурного подразделения или конкретного бизнес-процесса. В каждом случае SWOT-анализ позволяет получить наиболее полную картину по текущей ситуации, а так же дает возможность выработать дальнейшую стратегию.

Цель и возможности SWOT-анализа, применительно к HR службе, состоят в том, чтобы на основе объективной информации составить карту дальнейших действий. При этом следует помнить, что сильные и слабые стороны зависят от самой службы управления персоналом, а возможности и угрозы необходимо искать вовне. 

Как проводить SWOT-анализ

SWOT-анализ начинается с заполнения простейшей таблицы: 

Сильные строны (S)

1.

2.

3.

Слабые стороны (W)

1.

2.

3.

Возможности (O)

1.

2.

3.

Угрозы (T)

1.

2.

3.

После заполнения данной матрицы необходимо проанализировать полученные результаты. 

Первоначально имеет смысл провести оценку внешних факторов. При этом возможности зачастую определяют направление развития службы управления персоналом. Для оценки реальности использования той или иной возможности, руководитель HR-отдела должен ответить на несколько вопросов:

  1. Как донести до топ-менеджеров те выгоды, которые сулит та или иная возможность?
  2. Имеются ли у HR отдела резервы и ресуры для реализации той или иной выгоды? 
  3. Сможет ли HR служба реализовать возможность лучше, чем внешний провайдер?
  4. Какова экономическая эффективность от реализации каждой конкретной возможности?

Самыми лучшими считаются те возможности, которые не связаны с внешними рисками, которым соответствуют сильные стороны и которые совпадают со стратегией развития компании в целом. 

Внешние опасности – это возможные неблагоприятные варианты развития событий, которые в отсутствии защитных механизмов могут привести к проблемам в работе службы управления персоналом. При этом незначительные угрозы можно игнорировать. Другие угрозы требуют постоянного контроля и разработки плана мероприятий в случае реализации той или иной угрозы.

После анализа внешних факторов, можно переходить к оценке внутренней среды. При этом надо помнить, что анализ внутренних факторов желательно проводить периодически, чтобы не пропустить возможность реализации внешних положительных факторов и чтобы HR служба постоянно развивалась. Одним из результатов анализа может служить план исправления выявленных недостатков в работе службы. При этом план может быть как эволюционным и предусматривающим постепенное изменение в работе службы, так и революционным, благодаря реализации которого происходит значительное изменение в работе службы персонала – вплоть до перехода на аутсорсинговое обслуживание части бизнес-процессов.

Мой личный опыт проведения SWOT анализа во многих организациях показывает сходную проблему – недостаточная координация работы отделов компании. Поэтому очень важен взгляд на рабочие отношенияи между отделами в целом и сотрудниками в частности, как на весьма существенный фактор внутренней среды. Хорошей практикой является составление ежегодного анализа, в котором участвует каждое подразделение. При этом каждой подразделение является одновременно и поставщиком и потребителем услуг других подразделений.

Вопросы после SWOT-анализа

После оценки и анализа внутренних и внешних факторов можно дополнительно составить еще одну таблицу, которая позволяет задать дополнительные вопросы:

SO

Как за счет своих сильных сторон можно использовать имеющиеся возможности?

Какие возможности могут сделать сильные стороны еще сильнее?

ST

Каким образом, используя свои сильные стороны, можно противостоять угрозам?

Какие угрозы могут лишить объект его сильных сторон?

WO

За счет каких возможностей можно улучшить характеристики (устранить недостатки)?

Как слабые стороны могут помешать воспользоваться имеющимися возможностями?

WT

Какие слабые стороны могут помешать должным образом противостоять угрозам?

Какие угрозы могут еще более усугубить недостатки?

Составив ответы на примеденные выше вопросы, можно получить уже готовые варианты дальнейших действий. После проведения SWOT анализа составляется перечень задач для HR-отдела. При этом важно помнить – что при формулировании задач основной упор делается на цели организации в целом.

Так же стоит учесть, что первоначально составляется не детальный план работы, а обозначаются стратегические вехи в работе, реализация которых позволит поднять работы HR отдела на качественно новый уровень.

Кстати, помним – при составлении задач используем несколько простых правил:

  1. Задачи ставятся максимально конкретно
  2. Достижение задач – реально
  3. В перечне только наиболее важные задачи
  4. Задачи отвечают на вопрос «Что надо сделать», а не «кто это будет делать» и «как мы это сделаем»
  5. Задачи кратки и ясны всем

После того как были составлены задачи, хорошей практикой будет составить так же перечень критериев, по которым можно понять – достигнута задача или еще нет.

И уже после составления общего плана можно заниматься его детальной проработкой – составлять перечень конкретных мероприятий, которые позволят достигнуть поставленных задач.

Для работы на практике можно использовать таблицу, приведенную ниже.

Плюсы

Минусы

Сильными сторонами деятельности нашей организации являются:

 

Слабыми сторонами деятельности нашей организации являются:

В ближайшем будущем следующие внутренние и внешние факторы могут обеспечить возможности для развития организации и совершенствования ее деятельности:

 

В ближайшем будущем следующие внутренние и внешние факторы могут стать угрозой организации:

 

План действий. Что мы должны предпринять в сложившихся условиях:

 

 

Пример SWOT-анализа

Ниже приведена один из возможных вариантов SWOT-анализа для отдела дистрибуции:

Плюсы

Минусы

Сильными сторонами деятельности нашей организации являются:

  1. Грамотная команда управленцев
  2. Высокая квалификация торговых агентов
  3. Использование карманных компьютеров при работе торговых агентов
  4. Обширная распределительная сеть
  5. Хороший командный дух

 

Слабыми сторонами деятельности нашей организации являются:

  1. Большое число новых сотрудников
  2. Отсутствие собственных ресурсов для обучения персонала
  3. Неконкурентная заработная плата
  4. Слабое финансирование мероприятий по управлению персоналом

В ближайшем будущем следующие внешние факторы могут обеспечить возможности для развития организации и совершенствования ее деятельности:

  1. Наличие крупных тренинговых компаний в регионе
  2. Появление новых рынков сбыта

 

В ближайшем будущем следующие внешние факторы могут стать угрозой организации:

  1. Конкуренты увеличивают число собственных торговых представителей
  2. Конкуренты расширяют рынки сбыта за счет переманивания сотрудников из других компаний

План действий. Что мы должны предпринять в сложившихся условиях:

  1. Разработать систему лояльности для сотрудников для их удержания в команде
  2. Посчитать экономический эффект от использования внешнего провайдера для обучения сотрудников
  3. Оптимизация работы торговых агентов для повышения эффективности работы в торговых точках

 

После составления подобной таблицы уже можно составлять детальный план действий, реализация которого позволит учесть, исправить и предотвратить проявление негативных факторов.

Вернемся на пару абзацев назад, к таблице второго шага SWOT анализа, а именно к той таблице, в которой мы рассматривали перекрестие WT – слабые стороны-угрозы. С точки зрения классического SWOT-анализа, данный квадрат несколько абсурден, так как предполагает вопрос – как используя слабые стороны усилить внешние угрозы. В классическом рассмотрении отсутствуют следующие вопросы:

  1. Что произойдет, если возможности не выполнят ожидания?
  2. Что если угрозы усилятся и сработают самым неожиданным образом?
  3. А что если конкуренты своими действиями ослабят наши сильные стороны?
  4. Что будет если слабые стороны станут еще более слабыми?

Эти вопросы наводят на мысль о концепции анти-swot анализа, при этом сами шаги и технология остается прежней, меняются только вопросы, которые необходимо задавать при составлении задач.

SO (Сильные стороны – возможности)

  1. Что помешает реализовать сильные стороны, используя возможности?
  2. Как завышенные ожидания не позволят использовать сильные стороны?

ST (Сильные стороны – угрозы)

  1. При каких обстоятельствах (как и когда) сильные стороны не позволят устранить угрозу?
  2. Как усиление угроз ослабит сильную сторону?

WO (Слабые стороны – возможности)

  1. Как изменение слабых сторон не позволит воспользоваться возможностями?
  2. Как завышенные ожидания не позволят нивелировать слабые стороны?

 

WT (Слабые стороны – угрозы)

  1. При каких условиях слабые стороны усилят угрозы?

 

 

 

Если мы зададим эти вопросы относительно примера, который был приведен выше, то получим следующие результаты:

Квадрант «сильные стороны – возможности»:

Новые рынки сбыта будут обладать низкой эффективностью, что не позволит воспользоваться высокой квалификацией торговых агентов.

Крупные тренинговые компании не смогут повысить командный дух компании.

Квадрант «сильные стороны – угрозы»:

Сильные конкуренты смогут переманить управленцев, что значительно ослабит общий профессионализм команды.

Квадрант «слабые стороны – возможности»:

Наши новые сотрудники не смогут эффективно использовать новые рынки сбыта.

Обучение персонала у внешних провайдеров может привести к переманиванию сотрудников в другие компании.

Квадрант «слабые стороны – угрозы»:

Большое количество новых сотрудников не позволит вовремя оценить действия конкурентов по расширению рынков сбыта.

С одной стороны данный свод мероприятий может выглядеть несколько абсурдным или даже смешным, однако часто в реальной жизни эти сценарии и случаются.

Если внимательнее изучить приведенные выше варианты развития событий, то становится понятен основной принцип анти-свот анализа – а именно разграничение – до каких пор возможности остаются возможностями, а с какого момента они становятся угрозами. То же самое касается и сильных сторон, которые при определенном стечении обстоятельств могут стать слабыми сторонами.

После рассмотрения основных принципов SWOT-анализа имеет смысл рассмотреть и наиболее частые ошибки. SWOT-анализ - наиболее распространенный диагностический инструмент в бизнесе и его четыре основных направления обеспечивают легкость работы, и всё же при этом часто допускаются ошибки. Ниже приведен перечень простых правил, использование которых позволит эффективно применять SWOT-анализ на практике.

Простые правила для использования SWOT-анализа: 

  1. Будьте реалистичны относительно слабых и сильных сторон в организации
  2. Будьте конкретны и избегайте "серых" зон
  3. Анализ проводите всегда помня о конкурентах, то есть сравнивая себя с ними
  4. Составляя SWOT-анализ помните - "краткость сестра таланта" - используйте минимально-необходимое количество факторов при анализе
  5. Избегайте ненужной сложности при анализе
  6. При перечислении возможностей (буква "O") нет смысла указывать те возможности, которые так же доступны вашим конкурентам.
  7. Так же и сильные стороны ("S") не являются сильными, если они есть и у конкурентов

ТОП-5 ошибок при SWOT-анализе:

  1. Цель не ясна (не конкретна и не измерима)
  2. Слижком узкая фокусировка на цели
  3. Отметание идей других участников
  4. Выполнение анализа только один раз
  5. Использование только SWOT как панацеи от всех бед

И еще несколько советов при использовании SWOT-анализа:

Краткий SWOT

Ваш SWOT-анализ должен быть кратким и целенаправленным. Если вы будете раздувать анализ, то появляется риск забыть о некоторых важных моментах и эффективность анализа в долгосрочной перспективе будет крайне низка.

Сильные стороны S

Составляя перечень сильных сторон учитывайте мнение клиентов - то есть при их составлении необходимо смотреть на сильные стороны со стороны клиента, а не на то, как вы сами себе их представляете.

Мало слабых мест W

Часто бывает, что работая над сильными сторонами Вы так устаете, что "пролетаете" над слабыми очень быстро, не используя критический взгляд. Рекомендается в данном случае только одна - писать слабых сторон ровно в 2 раза больше, чем сильных. Это заставит вас сосредоточиться глубже на слабых сторонах, которые необходимо улучшать. 

Возможности O

Когда мы рассматриваем возможности, то часто слишком оптимистично смотрим в будущее, забывая про настоящее. Часто мы надеваем розовые очки и прогнозируем возможности, которых на самом деле не существует. Поэтому тут простая рекомендация - смотрите на те возможности, которые существуют и доступны уже сегодня. 

Угрозы T

Аналогично слабым сторонам, необходимо трезво оценивать ситуацию и с холодным сердцем взглянуть вокруг - вероятно есть угрозы, на которые вы просто закрываете глаза.

В завершении можно сказать, что SWOT-анализ является отличным подспорьем в работе любой службы компании и он эффективно может применяться в работе HR службы. Благодаря своей простоте, данный инструмент позволяет всесторонне изучить процессы, происходящие в организации и дает возможность составить стратегию развития службы управления персоналом. Так же благодаря концепции анти-swot можно заранее предугадать какие проблемы могут возникнуть на пути развития компании. 

Автор: Ренат Акмалов


Так же советую почитать:


5 советов, как сделать тренинг запоминающимся

В данной статье я рассматриваю 5 простых советов, которые помогут повысить эффективность проводимых тренингов и сделать их запоминающимися.